BUROCRÀCIA i REUNIONITIS.

Si aquests dos enemics de l’eficiència empresarial ja son prou presents en les empreses, en moments de ralentització econòmica apareixen amb més força.
Efectivament son els responsables del famós “paralisis by análisis”. Si en moments de recessió les empreses comencen a omplir formularis, inventar-se quadres i buscar tot tipus d’informació per justificar els mals resultats, ens trobem que el Management està tant ocupat analitzant que no pot gestionar. En aquest moments és quan s’ha de ser més àgil i mes proactiu. Si les coses van malament no hem de perdre el temps en reunions per trobar justificacions. El temps l’hem de dedicar a buscar alternatives d’ingressos, a gestionar els recursos per obtenir estalvis, a repensar la organització i el propi model de negoci i sobretot a gestionar, que per això ens paguen. l

Hi ha empreses que tot ho arreglen amb reunions. Una manera de bloquejar una pila de gent. Hi ha elements que estan tant bloquejats assistint a reunions que no troben temps per a fer res més, i per tant, han d’aprofitar les reunions per avançar la feina: respondre mails, fer informes, etc.. Per això no és estrany veure reunions on la gent hi va amb el portàtil (amb l’excusa de disposar de dades per la reunió) però el motiu real es poder fer la feina que les reunions li impedeixen fer. I per tant les reunions es converteixen en improductives doncs la majoria de gent està més pendent de les seves coses que de les qüestions a tractar: és per això que les reunions acaben durant 4, 5 o 6 hores.

Realment una reunió a partir de la 3ª hora es converteix en improductiva. S’ha escrit molt sobre l’organització de reunions, i no pretenc aquí fer-ne un manual. El que jo em qüestiono és de la utilitat de les reunions. Les empreses que pretenen ser àgils no fan reunions formals, tret d’algun Comitè de Direcció mensual. La gestió àgil es basa en una comunicació molt més informal de la que suposa una reunió.

Quanta més gent hi ha en una reunió més llarga es fa. No només bloqueja més gent sinó que la bloqueja més temps. De reunions les justes i necessàries que el negoci és al carrer, i tenir els talents tancats en una gàbia provoca desaprofitar les oportunitats de negoci, però també fa fugir els bons professionals i reté només mediocres als que els va be aquesta dinàmica.